Система адаптації новачків має назву онбординг. Термін походить від англійського словосполучення on board, що означає «на борт». Онбординг - це набір заходів, які допомагають новому співробітнику стати частиною команди, знизити рівень стресу та почати отримувати робочі результати. Сюди входить вітальний лист, вступний курс, інструктаж, знайомство з колегами, а також практична частина. Як правило, онбординг працівників займає 2-4 тижні або більше.
Онбординг та адаптація
До завдань HR-фахівця входить не лише підбір, а й адаптація персоналу. Під останньою іноді розуміють усі заходи, які проводять для нового співробітника у перші місяці його роботи. Але частіше слова "адаптація" та "онбординг" (onboarding) використовують як синоніми.
Іноді компанії обмежуються вітальним листом, навчальною брошурою або короткою зустріччю з керівником. Це краще ніж нічого, але для повноцінного онбордингу нових співробітників цих дій недостатньо.
Ефективний онбординг може включати:
- підготовку робочого місця;
- навчальний курс для знайомства з компанією, її структурою, внутрішніми розпорядками та продуктами;
- навчальний курс для ознайомлення із завданнями, які виконуватиме новий працівник;
- тестування після навчального курсу;
- практичне заняття під контролем досвідченого колеги;
- список контактів співробітників, до яких можна звертатися з різних питань;
- матеріали з описом бонусів та перспектив для зростання.
Для чого потрібна адаптація персоналу?
Адаптація нових співробітників виконує три глобальні завдання: відсіває помилково обраних кандидатів, допомагає утримати працівників та скорочує час введення на посаду. Все це економить час та кошти компанії.
Навіть досвідчені рекрутери іноді припускаються помилок при підборі персоналу. Може пройти кілька тижнів або місяців, перш ніж стане зрозумілим, що новий працівник не підходить для компанії. Адаптація співробітників допомагає з перших днів занурити людину у всі процеси та оцінити її бажання та здатність займатися даною роботою.
Іноді буває, що новий співробітник підходить для нової посади, але все одно покидає компанію в перші 1-2 тижні. Причина – у високому рівні стресу та відсутності допомоги в адаптації. Якщо працівнику з перших днів не пояснили його завдання, не розповіли про перспективи та не допомогли влитися до колективу, він може піти. Онбординг допомагає з перших днів відчути себе своїм і скорочує плинність персоналу.
Третя мета адаптації персоналу – заощадити час та кошти на введенні людини на посаду. Близько 90% питань, які ставлять нові співробітники, є однотипними. Люди хочуть знати, як отримати доступ до робочої пошти, до котрої години триває робочий день, в які числа виплачують зарплату, чи є можливість проходити навчання в компанії, яких результатів від них чекає керівник і т. д. Можна один раз витратити час на створення навчального курсу і не витрачати щоразу час на ці питання.
Якщо компанія має програму онбордингу, нові співробітники швидше входять у робочий ритм, не відволікають керівників і колег і не знижують продуктивність всього відділу.
Види та методи адаптації персоналу
Існує кілька видів адаптації персоналу в організації.
Первинна та вторинна адаптація. Першу використовують для молодих спеціалістів без досвіду роботи. Другу – при переході людини на нове робоче місце.
Професійна, виробнича, соціальна та психологічна адаптація:
- під час професійної адаптації новий співробітник навчається застосовувати свої знання та досвід на новій посаді;
- виробнича адаптація - це процес звикання до нових робочих правил, під час якого людина ознайомлюється з документами та інструментами для роботи;
- соціальна адаптація включає знайомство з командою та пошук свого місця в колективі;
- при психофізіологічній адаптації співробітник перебудовується на новий режим та графік роботи, звикає до дрес-коду та внутрішніх правил поведінки.
Як правило, трудова адаптація персоналу включає кілька видів адаптації або всі одразу.
Методи проведення онбордингу залежать від того, які завдання виконує співробітник і який стиль спілкування прийнятий у команді. HR-фахівці однієї компанії можуть застосовувати різні методи для різних відділів та різних спеціальностей. Ось кілька популярних методів онбордингу:
- наставництво, коли досвідчений колега допомагає новачкові та контролює його;
- особиста бесіда, під час якої керівник чи HR відповідає питанням співробітника;
- онлайн або офлайн екскурсія, під час якої нового працівника знайомлять із робочими програмами, сервісами, структурою та територією компанії;
- вітальна розсилка, у якій співробітнику повідомляють основну інформацію (робочий графік, структуру компанії, контакти керівника тощо);
- навчальні курси, які проводяться через докладання в смартфоні і можуть включати все вищеперелічене.
Незалежно від того, який метод онбордингу використовується в компанії, корисно надавати співробітникам зворотній зв'язок і давати можливість задавати уточнюючі питання.
Основні етапи адаптації персоналу
Розробка програми адаптації персоналу складається з кількох кроків. Потрібно провести аудит, побудувати шлях нового співробітника в компанії, вибрати формат та контент для онбордингу, запустити навчання та оцінити його ефективність. Зупинимося докладніше на другому пункті плану адаптації працівника. Шлях співробітника (Employee Journey Map) – це послідовність подій, що відбуватиметься з новим працівником у перші робочі дні.
Основні етапи адаптації працівника:
- Підготовка робочого місця, включаючи доступи до робочих програм та додатків, створення корпоративної пошти, додавання до списку робочих розсилок і т. д. Потрібно переконатися, що новий співробітник матиме всі необхідні інструменти для роботи з першого дня на новому місці.
- Welcome-курс або розсилка. У курс потрібно включити інформацію про робочий розпорядок, дрес-код, історію компанії, корпоративну культуру, бонуси, премії та додаткові можливості для працівників.
- Знайомство з командою. Оскільки мало хто може з першого разу запам'ятати імена та посади всіх колег, рекомендується супроводити очне знайомство списком контактів, коротким відеороликом чи іншим матеріалом про співробітників.
- Навчальний курс професійної адаптації персоналу. В нього включають інформацію про вимоги до спеціаліста та особливості робочого процесу, про правила спілкування з клієнтами та партнерами. Наприкінці курсу необхідно додати тест для перевірки рівня знань нового співробітника.
- Практика. На цьому етапі співробітник виконує практичні завдання під контролем досвідченого колеги. Важливо забезпечити зворотній зв'язок, щоб новачок розумів чи правильно він діє.
Важливо не завантажити співробітника одразу всією корисною інформацією. Набагато ефективніше розділити процес онбордингу на блоки з обов'язковим контролем у вигляді завдань, тестування чи усного спілкування.
Автоматизація адаптації персоналу
Найпростіший спосіб заощадити час та гроші на адаптації персоналу – автоматизувати її. Це можна зробити за допомогою платформи для онлайн-навчання, яка називається СДН (система дистанційного навчання) або LMS (англ. Learning management system). З СДН процес управління адаптацією персоналу візьме на себе спеціальна програма. Досить один раз створити навчальні курси, відеоролики, тести та завдання, і можна адаптувати з їх допомогою будь-яку кількість співробітників.
Онбординг за допомогою онлайн-платформи підходить для фахівців з різних галузей - від продажів, HoReCa або виробництва, до ІТ-технологій. Але насамперед, автоматизація потрібна там, де є велика плинність персоналу.
Як виглядає процес адаптації нових співробітників в онлайні? Компанія створює Welcome-курс та навчальний курс для новачків. У нього можна включати презентації, зняте на телефон коротке відео, текстові документи, зображення тощо. Після цього курс завантажується на платформу. Новий співробітник завантажує на телефон спеціальний додаток, отримує доступ до курсів та приступає до занять.
Все відбувається автоматично, HR-відділ та керівники не витрачають час та кошти на кожного нового співробітника. При цьому людина отримує потрібну інформацію у зручному вигляді. Таким чином онлайн-технології адаптації персоналу допомагають скоротити плинність серед співробітників, що тільки-но влаштувалися на роботу, економить час керівників та кошти компанії.