Система адаптации новичков называется онбординг. Термин произошёл от английского словосочетания on board, что означает «на борт». Онбординг — это набор мероприятий, которые помогают новому сотруднику стать частью команды, снизить уровень стресса и начать получать рабочие результаты. Сюда входит приветственное письмо, вводный курс, инструктаж, знакомство с коллегами, а также практическая часть. Как правило, онбординг сотрудников занимает 2-4 недели или больше.
Онбординг и адаптация
В задачи HR-специалиста входит не только подбор, но и адаптация персонала. Под последней иногда понимают все мероприятия, которые проводят для нового сотрудника в первые месяцы его работы. Но чаще слова «адаптация» и «онбординг» (onboarding) используют как синонимы.
Иногда компании ограничиваются приветственным письмом, обучающей брошюрой или короткой встречей с руководителем. Это лучше, чем ничего, но для полноценного онбординга новых сотрудников этих действий недостаточно.
Эффективный онбординг может включать:
- подготовку рабочего места;
- обучающий курс для знакомства с компанией, её структурой, внутренними распорядками и продуктами;
- обучающий курс для знакомства с задачами, которые будет выполнять новый работник;
- тестирование после обучающего курса;
- практическое занятие под контролем опытного коллеги;
- список контактов сотрудников, к которым можно обращаться по разным вопросам;
- материалы с описанием бонусов и перспектив для роста.
Для чего нужна адаптация персонала?
Адаптация новых сотрудников выполняет три глобальные задачи: отсеивает ошибочно выбранных кандидатов, помогает удержать работников и сокращает время ввода в должность. Всё это экономит время и средства компании.
Даже опытные рекрутёры иногда допускают ошибки при подборе персонала. Может пройти несколько недель или месяцев прежде чем станет понятно, что новый работник не подходит для компании. Адаптация сотрудников помогает с первых дней погрузить человека во все процессы и оценить его желание и способность заниматься данной работой.
Иногда бывает, что новый сотрудник подходит для новой должности, но всё равно уходит в первые 1-2 недели. Причина — в высоком уровне стресса и отсутствии помощи в адаптации. Если работнику с первых дней не объяснили его задачи, не рассказали о перспективах и не помогли влиться в коллектив, он может уйти. Онбординг помогает с первых дней почувствовать себя своим и сокращает текучку персонала.
Третья цель адаптации персонала — сэкономить время и средства на вводе человека в должность. Около 90% вопросов, которые задают новые сотрудники, являются однотипными. Люди хотят знать, как получить доступ к рабочей почте, до скольки часов длится рабочий день, по каким числам выплачивают зарплату, есть ли возможность проходить обучение в компании, каких результатов от них ждёт руководитель и т. д. Можно один раз потратить время на создание обучающего курса и не тратить каждый раз время на эти вопросы.
Если у компании есть программа онбординга, новые сотрудники быстрее входят в рабочий ритм, не отвлекают руководителей и коллег и не снижают производительность всего отдела.
Виды и методы адаптации персонала
Есть несколько видов адаптации персонала в организации.
Первичная и вторичная адаптация. Первую применяют для молодых специалистов без опыта работы. Вторую — при переходе человека на новое рабочее место.
Профессиональная, производственная, социальная и психологическая адаптация:
- во время профессиональной адаптации новый сотрудник учится применять свои знания и опыт в новой должности;
- производственная адаптация — это процесс привыкания к новым рабочим правилам, во время которого человек знакомится с документами и инструментами для работы;
- социальная адаптация включает знакомство с командой и поиск своего места в коллективе;
- при психофизиологической адаптации сотрудник перестраивается на новый режим и график работы, привыкает к дресс-коду и внутренним правилам поведения.
Как правило, трудовая адаптация персонала включает в себя сразу несколько видов адаптации или все сразу.
Методы проведения онбординга зависят от того, какие задачи выполняет сотрудник и какой стиль общения принят в команде. HR-специалисты одной компании могут применять разные методы для разных отделов и разных специальностей. Вот несколько популярных методов онбординга:
- наставничество, когда опытный коллега помогает новичку и контролирует его;
- личная беседа, во время которой руководитель или HR отвечает на вопросы сотрудника;
- онлайн- или офлайн-экскурсия, во время которой нового работника знакомят с рабочими программами, сервисами, структурой и территорией компании;
- приветственная рассылка, в которой сотруднику сообщают основную информацию (рабочий график, структура компании, контакты руководителя и т. д.);
- обучающие курсы, которые проводятся через приложение в смартфоне и могут включать в себя всё вышеперечисленное.
Независимо от того, какой метод онбординга используется в компании, полезно предоставлять сотрудникам обратную связь и давать им возможность задавать уточняющие вопросы.
Основные этапы адаптации персонала
Разработка программы адаптации персонала состоит из нескольких шагов. Нужно провести аудит, построить путь нового сотрудника в компании, выбрать формат и контент для онбординга, запустить обучение и оценить его эффективность. Остановимся подробнее на втором пункте плана адаптации сотрудника. Путь сотрудника (Employee Journey Map) — это последовательность событий, которая будет происходить с новым работником в первые рабочие дни.
Основные этапы адаптации сотрудника:
- Подготовка рабочего места, включая доступы к рабочим программам и приложениям, создание корпоративной почты, добавление в список рабочих рассылок и т. д. Нужно убедиться, что у нового сотрудника будут все необходимые инструменты для работы с первого дня на новом месте.
- Welcome-курс или рассылка. В курс нужно включить информацию о рабочем распорядке, дресс-коде, истории компании, корпоративной культуре, бонусах, премиях и дополнительных возможностях для работников.
- Знакомство с командой. Поскольку мало кто может с первого раза запомнить имена и должности всех коллег, рекомендуется сопроводить очное знакомство списком контактов, коротким видеороликом или другим материалом о сотрудниках.
- Обучающий курс для профессиональной адаптации персонала. В него включают информацию о требованиях к специалисту и об особенностях рабочего процесса, о правилах общения с клиентами и с партнёрами. В конце курса нужно добавить тест для проверки уровня знаний нового сотрудника.
- Практика. На этом этапе сотрудник выполняет практические задания под контролем опытного коллеги. Важно обеспечить обратную связь, чтобы новичок понимал, правильно ли он действует.
Важно не вываливать на сотрудника сразу всю полезную информацию. Гораздо эффективнее разделить процесс онбординга на блоки с обязательным контролем в виде заданий, тестирования или устного общения.
Автоматизация адаптации персонала
Самый простой способ сэкономить время и деньги на адаптации персонала — автоматизировать её. Это можно сделать при помощи платформы для онлайн-обучения, которая называется СДО или LMS. С LMS процесс управления адаптацией персонала возьмёт на себя специальная программа. Достаточно один раз создать обучающие курсы, видеоролики, тесты и задания и можно адаптировать с их помощью любое количество сотрудников.
Онбординг при помощи онлайн-платформы подходит для специалистов из разных областей — от продаж, HoReCa или производства до ИТ-технологий. Но в первую очередь автоматизация нужна там, где есть большая текучка персонала.
Как выглядит процесс адаптации новых сотрудников в онлайн? Компания создаёт Welcome-курс и обучающий курс для новичков. В него можно включать презентации, снятое на телефон короткое видео, текстовые документы, изображения и т. д. После этого курс загружается на платформу. Новый сотрудник скачивает на телефон специальное приложение, получает доступ к курсам и приступает к занятиям.
Всё происходит автоматически, HR-отдел и руководители не тратят время и средства на каждого нового сотрудника. При этом человек получает нужную ему информацию в удобном виде. Таким образом онлайн-технологии адаптации персонала помогают сократить текучку среди только что устроившихся на работу сотрудников, экономят время руководителей и деньги компании.